Problemet med regneark og opslagstavle

Vagtplanen i en mindre virksomhed lever typisk tre steder på én gang: i et regneark, på en seddel i personalerummet og i en række sms'er. Ingen af de tre er nødvendigvis forkerte. De er bare ikke enige.

Så opstår spørgsmålene. Hvem har vagt lørdag? Regnearket siger én ting, men der blev byttet i fredags, og det står kun i en besked. Hvem byttede med hvem, og fik lederen overhovedet at vide, at de havde byttet? Nogle gange møder der to op til samme vagt, og nogle gange møder der ingen.

Det værste er som regel ikke fejlene, men uvisheden. En medarbejder spørger, om hun kan få en bestemt vagt, og hører så ikke noget. Er beskeden set? Er vagten givet til en anden? Skal hun regne med at have fri? Det står ingen steder, og hun kan kun spørge igen.

For den, der lægger planen, er det arbejdstid, der forsvinder. Ikke på selve planlægningen, men på at sende beskeder ud, rykke for svar, holde rede på, hvem der har spurgt om hvad, og samle billedet igen hver eneste gang noget flytter sig. Det er den tid, et vagtplanssystem giver tilbage.

Hvorfor købe frem for at abonnere

Der findes vagtplanssystemer på abonnement, og for nogle virksomheder er de helt fine. De koster typisk et par hundrede kroner om måneden, og de bliver ved med at koste det. Til gengæld arbejder I på systemets måde i stedet for jeres egen.

	Abonnement	Tarnix
Betaling	Hver måned, for altid	Én gang
Efter 5 år	Cirka 18.000 kr. og stigende	15.000 kr.
Tilpasset jeres arbejdsgang	Nej	Ja
Prisstigninger	Ja	Nej
I får systemet og koden udleveret	Nej	Ja

Eksemplet regner med et system til 15.000 kr., altså mellem Basis og Plus, og et abonnement på 300 kr. om måneden.

Regnestykket er ikke det eneste argument, og de første par år er abonnementet billigst. Det afgørende er, hvad I står med bagefter. Med et abonnement holder I op med at have et system den dag, I holder op med at betale. Med den her model står systemet på jeres egne konti, koden er udleveret til jer, og I kan tage den med til en hvilken som helst udvikler.

Hvad I får

Én gældende vagtplan, som alle ser den samme udgave af, opdateret live
Adgang fra medarbejdernes egen telefon i browseren, uden app-installation
Kalenderoverblik med markering af ledige vagter, egne bud og egne vagter
Bud på ledige vagter fra medarbejderne, med godkendelse hos den ansvarlige
Afbudsflow, hvor vagten først slipper, når en afløser er godkendt
Notifikationer, så folk får besked i stedet for at skulle spørge igen
Et panel til den ansvarlige med ubesatte vagter og bud, der venter på svar
Medarbejdere og roller, eksport til Excel, og opsætning på jeres egne konti
I Plus også fravær og ferie, timeoversigt, e-mailnotifikationer og to tilpasninger

Reglerne håndhæves på serveren, ikke bare i brugerfladen. Kan en medarbejder ikke have to vagter samme dag, er det ikke fordi knappen er skjult, men fordi systemet afviser det. Arbejder I anderledes, laves reglen om, og så gælder den nye for alle.

Vil I se det virke, før I skriver til os, kan I klikke rundt i demoen med testdata. Systemet er i drift hos en restaurant i dag, og hele forløbet er beskrevet i casen.

Priser

Basis koster 12.000 kr. og Plus 18.000 kr., begge som engangsbetaling og ekskl. moms. Ved normal brug er der ingen løbende omkostninger, fordi systemet kører på jeres egne konti. Ændringer efter overdragelse koster 850 kr. i timen, eller 4.500 kr. for et klippekort på fem timer. Se, hvad der præcis er med i hver pakke.

Forløbet

Samtale. En halv time om, hvordan vagtplanen bliver lavet i dag, og hvor den knækker. Uden regning og uden forpligtelse.
Tilbud. I får en fast pris og en beskrivelse af, hvad systemet skal kunne, skrevet ned så begge parter kan se det samme.
Aftale. Prisen ligger fast herfra. Ændrer I mening undervejs, aftaler vi det som en tilføjelse, ikke som en overraskelse på regningen.
Udvikling, 4 til 6 uger. I ser systemet undervejs og kan sige til, mens det stadig er nemt at ændre.
Overdragelse. Systemet sættes op på jeres egne konti hos Netlify og Supabase, og I får koden og adgangene udleveret.
Vejledning. Vi viser jer, hvordan I bruger det, og hvordan I selv retter det, der skal rettes i hverdagen.

Ofte stillede spørgsmål

Skal medarbejderne installere en app?

Nej. Planen åbnes i browseren på deres egen telefon, og siden kan lægges på hjemmeskærmen, så den ligner en app. Der er ingen app-butik og ingen installation, og det er grunden til, at hele personalet plejer at være i gang samme dag.

Hvad sker der, når nogen melder afbud dagen før?

Vagten er stadig deres, indtil en afløser har budt ind og er godkendt. Derfor kan der ikke opstå en vagt, som ingen har, uden at nogen har opdaget det. Afbuddet kan fortrydes undervejs.

Kan vi selv oprette og rette vagter bagefter?

Ja. Den ansvarlige har et panel til at oprette og rette vagter, godkende bud og se ubesatte vagter de næste syv dage. Det er den daglige drift, og den kræver ikke os.

Må I genbruge koden fra vores vagtplan hos andre?

Vi genbruger vores eget fundament, altså login, brugerstyring og kalendermekanikken, på tværs af projekter. Det er derfor, I ikke betaler for at få det bygget forfra. Jeres system, jeres regler og jeres data er jeres, og vi videresælger ikke jeres løsning til andre.

Vagtplanssystem til danske virksomheder, som I selv ejer